Zwölf bis acht Wochen vorher: Projektaufsetzung
Benennen Sie eine verantwortliche Person je Standort und Abteilung. Diese Personen liefern Inventarlisten, kennzeichnen Sonderfälle wie Serverraum, Tresore, Archive oder Laborgeräte und stimmen den Flächenplan des neuen Büros ab. Ohne belastbaren Flächenplan wird am Umzugstag improvisiert – der teuerste Modus überhaupt.
Parallel wird der Termin gesetzt. Bewährt hat sich der Freitagnachmittag mit Wochenende als Puffer: Abbau ab Freitagmittag, Transport und Aufbau am Samstag, IT-Test am Sonntag, Regelbetrieb am Montag. In Bürohäusern in Frankfurt oder Eschborn müssen Aufzugsnutzung, Lastenaufzug und Anlieferzonen frühzeitig mit dem Facility Management reserviert werden.
- Projektverantwortliche je Abteilung benennen
- Inventarliste und Flächenplan mit Arbeitsplatznummern erstellen
- Termin mit Wochenendpuffer festlegen
- Lastenaufzug, Anlieferzone und Zugangsberechtigungen reservieren
- Kündigungsfristen des alten Mietvertrags prüfen
Sechs bis vier Wochen vorher: IT, Akten und Datenschutz
Der IT-Umzug ist der kritische Pfad. Klären Sie mit Provider und IT-Dienstleister, wann der Anschluss am neuen Standort geschaltet ist – Glasfaseranschlüsse haben in der Region oft mehrwöchige Vorlaufzeiten. Planen Sie eine Übergangsphase mit Parallelbetrieb, wenn der Ausfall geschäftskritisch wäre.
Akten unterliegen der DSGVO. Personalunterlagen, Verträge und Kundendaten dürfen nicht offen transportiert werden. Nutzen Sie verschließbare Archivboxen oder plombierte Rollcontainer und dokumentieren Sie, wer welche Behälter übernimmt. Was nicht mehr aufbewahrungspflichtig ist, wird vor dem Umzug datenschutzkonform vernichtet – das spart Volumen und Risiko.
- Anschlusstermin für Internet und Telefonie schriftlich bestätigen lassen
- Netzwerkdosen, Serverschrank und Stromversorgung am Zielort prüfen
- Backup vor dem Abbau, Funktionstest nach dem Aufbau
- Akten in verschließbaren Boxen, Übergaben dokumentieren
- Aktenvernichtung nach DSGVO für Altbestände beauftragen
Zwei Wochen vorher: Kennzeichnung und Kommunikation
Jeder Arbeitsplatz erhält eine Nummer, die im Zielplan wiederkehrt. Monitore, Dockingstationen, Rollcontainer und persönliche Kisten bekommen die gleiche Nummer. Am Zielort hängen Nummernschilder an Türen und Stellplätzen. Das ist der Unterschied zwischen einem Aufbau in drei Stunden und einer Suchaktion über zwei Tage.
Informieren Sie Kunden, Lieferanten und Partner über den Adresswechsel: Impressum, Website, Google-Unternehmensprofil, Briefpapier, Signaturen, Rechnungsvorlagen und Nachsendeauftrag. Das Google-Unternehmensprofil ist besonders wichtig, weil eine falsche Adresse dort direkt Umsatz kostet.
- Arbeitsplatznummern vergeben und am Zielort ausschildern
- Persönliche Kisten je Mitarbeiter ausgeben
- Adressänderung in Impressum, Website und Google-Profil
- Nachsendeauftrag für Geschäftspost einrichten
Umzugswochenende und Wiederanlauf
Am Umzugstag arbeitet das Team nach Etagen und Nummern, nicht nach Zuruf. Eine Person aus dem Unternehmen bleibt an jedem Standort erreichbar. Nach dem Aufbau folgt der Funktionstest: Strom, Netzwerk, Drucker, Telefonie, Zugangskontrolle. Fehler, die am Sonntag gefunden werden, kosten fast nichts – Fehler, die am Montag um neun auffallen, kosten den Vormittag der gesamten Belegschaft.
Nach dem Umzug bleiben zwei Aufgaben: die besenreine Übergabe der alten Fläche inklusive eventueller Rückbauverpflichtungen aus dem Mietvertrag und die Entsorgung von Altmobiliar. Beides lässt sich mit Entrümpelung und Renovierung in einem Rutsch abwickeln.